Dando continuidade ao Post anterior onde comentamos sobre a melhor forma de desenvolver a otimização do Parque de Telecomunicações, vamos agora proceder com a Identificação dos Recursos existentes na empresa.
2 – Identificação dos Recursos de Telecomunicações: Trata-se de, de posse da lista de linhas fixas ou móveis, ramais e links; identificar seus locais de instalação como unidades, postos de serviços entre outros e seus usuários. Bem como o setor ou departamento ao qual pertence e num nível que nos ajudará na correta distribuição do custo; o centro de custo atrelado ao meio de acesso.
Para que tenhamos êxito nesta tarefa, é importantíssima a participação de um membro conhecedor da estrutura interna da empresa ou até de um ou mais setores e departamentos como o de TI ou Recursos Humanos. Com o auxilio destes, poderemos conseguir:
- Lista de Filiais ou Unidades da Empresa, com endereço e CNPJ.
- Lista de Colaboradores/Empregados de cada Filial ou Unidade.
- Lista de Departamentos/Setores aos quais os Colaboradores estão cadastrados.
- Lista de Centros de Custo por Departamentos/Setores com a descrição do tipo de despesa. Geralmente as despesas de telefonia fixa, telefonia móvel, dados, correios contemplam um único centro de custo denominado Comunicação, o ideal é que tenham “Contas” onde estas despesas possam ser visualizadas de forma autônoma, propiciando assim uma maior clareza na composição dos custos.
De posse destas informações começamos a montagem do quebra-cabeças que é nada mais que o Parque de Telecomunicações.
Estas informações ainda podem ser complementadas com informações patrimoniais, como o tipo de aparelho utilizado, onde numa leitura simplista do Relatório criado teríamos: Número de Celular, pertence a João da Silva, da Filial 2 de Santa Catarina, que está alocado no departamento de TI, cujo Centro de Custo é o 1234. Como é um dispositivo celular, a “Conta” que receberia este custo é a 01, denominada Despesas Celular. O marca do aparelho celular é BlackBerry, modelo 8900, Numero de série: XXX, PIN/PUK e uma infinidade de informações úteis para o Gerenciamento do Patrimônio e da expectativa do usuário caso ocorram problemas na utilização.
Aprofundando ainda mais nosso conhecimento, poderíamos incluir os serviços contratados para esta linha de celular, como por exemplo, se há pacote de dados contratado, se há serviço de ligações a custo zero, algum bloqueio, entre outros. Está criado então oque chamamos de “Inventário dos Recursos/Meios de Acesso (ou oque entendam por qualquer dispositivo de telecomunicaçõra) de Telecomunicações da Empresa”.
Agora que nosso Relatório está montado, como criar informações de valor e que possam ter um gerenciamento efetivo na otimização dos Recursos de Telecomunicações?
No próximo Post veremos como tratar corretamente esta informação.
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